Como ya hemos explicado en otros artículos, los notarios funcionan de una forma muy diferente en Estados Unidos. Los requisitos para ser notario son mucho menores que en otras legislaciones, lo que permite que esta función esté omnipresente. De hecho, la primera vez que escuché cuantos notarios había en Estados Unidos no me lo podía creer. Son nada menos que… 4,4 millones de notarios en este país (120 por cada 10.000 habitantes). Por tener una referencia de comparación, en España hay unos 2.800 notarios (0,6 por cada 10.000 habitantes). Es una diferencia x203 veces.
El plazo medio para poder convertirse en notario en España anda en torno a los 13 años (si sumamos el plazo para completar la carrera de Derecho con el de las oposiciones a notario). En Estados Unidos es posible convertirse en notario… en 1 o 2 días, aunque posiblemente tengas que esperar por tu acreditación 1 o 2 semanas.
Requisitos para ser notario en Estados Unidos
Como de costumbre estos requisitos están definidos a nivel estatal, con lo que hay algunas variaciones. Pero hasta dónde yo sé es extremadamente sencillo de conseguir en cualquier lugar del país. Por ejemplo, el proceso del Estado de Nueva York se considera uno de los más exigentes y, sin embargo, el curso previo necesario se puede completar en solo tres horas. Voy a detallar a continuación el proceso que se sigue en el Estado de Carolina del Norte, como ejemplo de este tipo de procedimientos. Los requisitos son los siguientes:
Tener al menos 18 años o estar legalmente emancipado.
Ser residente o realizar negocios regularmente en Carolina del Norte.
Ser residente legal de los EE. UU.
Ser capaz de leer, escribir y hablar en inglés.
Tener un diploma de escuela secundaria o equivalente (por ejemplo, si has completado los estudios en el instituto).
Tener el manual de notario más reciente aprobado por la Secretaría de Estado de Carolina del Norte.
No haber sido liberado de prisión ni de una libertad condicional en los últimos 10 años.
Deberás completar un curso de 6 horas en cualquier Community College (algo así como la FP). Después deberás aprobar un examen de unos 30 minutos que convoca el estado. Si no apruebas a la primera, puedes presentarte 3 veces en 30 días. Si todavía no has aprobado, entonces tienes que hacer el curso de nuevo antes de volver a presentarte. Es decir, muchas oportunidades. Y las preguntas son muy sencillas, en cualquier caso.
Proceso de acreditación
Tras aprobar el examen deberás:
Enviar tu solicitud, tu currículum actualizado y una tarifa de solicitud de 50$ al Secretario de Estado. El plazo de presentación es dentro de los tres meses siguientes a la realización del curso.
Recibirás tu carta de notificación de juramento notarial del Secretario de Estado por correo electrónico.
En los 45 días siguientes, deberás prestar juramento y recoger tu comisión en el Registro de Escrituras de tu condado, pagando una tarifa de 10$.
Compra tu sello de Notario y estás listo para comenzar a notarizar documentos oficialmente.
¿Por qué estas enormes diferencias en la dificultad y los requisitos?
Pues, ¿por qué no? ¿Por qué invertir 13 años para lo que se puede resolver en unas horas? Esta sería mi respuesta, pero solo una vez que entendemos cuál es la función de los notarios en Estados Unidos. Ante un notario americano se presenta una persona con un documento. El notario utiliza un documento de identificación, como un carnet de conducir, para verificar la identidad de la persona. La persona firma el documento delante del notario. El notario firma y cuña el mismo documento dando fe de quién es la persona que acaba de firmar ese papel. Punto pelota.
El notario americano no estudia el contenido del documento. No lo valida legalmente. No comprueba si existen contradicciones o si el documento está de acuerdo a la ley federal, del estado o del condado. No proporciona consejo legal. La inmensa mayoría de los notarios americanos no son abogados ni tienen formación legal, más allá del curso de unas pocas horas del que hemos hablado. Si necesitas redactar una escritura, un contrato u otro documento legal, o entender las cláusulas de uno que ya está en tus manos, entonces acudirás a un abogado, no a un notario.
En otros países, sin embargo, la función del notario es mucho más amplia. El notario es la vía de acceso para registrar cambios o nuevas entradas en el registro de la propiedad (como la compraventa de inmuebles) o en el registro mercantil (como la compraventa de participaciones en sociedades, o su establecimiento o extinción), entre otras muchas gestiones. Estos notarios no se limitan a dar fe de quién firma, sino que oficializan los detalles de la operación que se acaba de cerrar, y se aseguran de que queda registrada correctamente según lo establecido por la ley. En Estados Unidos esta función la cubren los abogados de las partes interactuando de forma directa con los registros correspondientes (como el Register of Deeds).
¿Cómo encontrar un notario en Estados Unidos?
Como hay muchos, es muy fácil. Habitualmente alguna de las personas que trabaja en cualquier papelería o local con máquina de fotocopias es un notario oficial del estado. También las oficinas de las empresas de logística como UPS, Fedex, etc, suelen tener notarios. Es decir, están por todas partes. Sin embargo, y en contra de lo que piensan algunos, las oficinas de correos (USPS) no tienen notarios y no pueden ofrecer servicios de notarización. Esto se debe a que, como institución federa, los empleados de Correos son empleados federales. Pero la función notarial se establece a nivel estatal y, por tanto, los funcionarios de correos no están autorizados a ejercerla. Muchos estados tienen herramientas online como esta, que te permiten buscar notarios próximos a una dirección.
Notarizar documentos en Estados Unidos
Es posible que, a la hora de completar algún proceso burocrático, te requieran que lo autentifiques con un notario antes de enviarlo. Como regla general cualquier notario americano va a poder hacer esta labor. Eso sí, no firmes el documento. Espera a estar delante del notario para hacerlo.
Sin embargo, si el documento que vas a firmar va a ser utilizado en otro país, como España, la cosa cambia totalmente. Vamos a poner un ejemplo clásico que le sucede a muchos expatriados, y que también me pasó a mí.
Un expatriado en Estados Unidos vende (o compra) un inmueble en el extranjero
Llevas unos años en Estados Unidos y has decidido, finalmente, vender la casa en España. Coges el teléfono, llamas a una inmobiliaria y la pones en venta. Unas semanas (o meses) después te confirman que has tenido éxito. La casa está vendida. Pero ahora tienes que ir a España a firmar la compraventa ante notario. Para hacer las cosas más complicadas, la casa está en gananciales. Así que son necesarias tanto tu firma como la de tu cónyuge. Y tenéis niños pequeños que no podéis dejar en Estados Unidos solos durante varios días. De repente la gestión os supone tener que viajar a toda la familia durante varios días, perdiendo escuela y días de trabajo.
La solución a este problema es sencilla y bien conocida por la mayoría: hacer un poder notarial. Podrías hacerle un poder a tu cónyuge para que pueda firmar por los dos. De esta forma solo tendría que viajar una persona, mientras que el otro cónyuge y los niños se quedan en Estados Unidos. O, incluso, podríais firmarle ambos un poder a un amigo o un familiar de confianza en España para que pueda hacer la operación por vosotros.
Si has podido planificar todo esto, y viajas a España periódicamente, podrías hacer este poder (o poderes) durante tus vacaciones y dejarlo con el apoderado. Pero, ¿y si estás en Estados Unidos cuando te das cuenta de que necesitas ese poder? ¿Cómo puedes firmar un poder en USA que se pueda utilizar en España? Existen dos soluciones para resolver esta situación que los expatriados se pueden encontrar eventualmente, y que, a menudo, son relevantes para procesos muy importantes en su vida.
Servicios Consulares
Los Consulados de España incluyen una función notarial entre los diferentes servicios que desempeñan. Por ejemplo, en la página del Consulado de Nueva York puedo ver que ofrecen los siguientes servicios notariales:
Actas notariales
Capitulaciones matrimoniales
Legitimación de firma
Obtención de copias
Otras Escrituras
Poderes Notariales
Testamentos
Es el propio cónsul español el que tiene establecida una capacidad notarial, con lo que puede actuar como si fueran un notario en España, con algunas limitaciones.
La alternativa
Aunque el problema queda resuelto con la solución del consulado, la cuestión es que puede o no que el consulado te quede cerca de casa. Como explicamos en nuestro artículo de consulados, existen solo 9 en Estados Unidos. Por ello es perfectamente posible que el que te corresponde esté a más de 1.000 km de dónde vives. Y sus horarios no son muy amplios. Generalmente abren de 9 a 1 en días laborables. Por este motivo es muy posible que tengas que viajar el día anterior, dormir allí, hacer la gestión por la mañana y regresar esa tarde. Podrías tener que pedir 1 o, incluso, 2 días libres en tu trabajo.
Voy a describir a continuación una alternativa que algunos expatriados han utilizado con éxito. No ha sido mi caso, ya que yo había hecho el poder en España y no tuve necesidad de esta opción.
Descárgate de internet un borrador de poder notarial. Ajústalo a tus necesidades. Idealmente busca una versión de esas que están a dos columnas con una versión en inglés a un lado y otra en español al otro. Alternativamente descarga la versión en español y tradúcela al inglés. Imprime las dos versiones.
Lleva el poder en dos idiomas a cualquier notario americano para que lo notarice con tu firma. Si tienes la versión en dos idiomas, la cuestión va a ser trivial. Pero si tienes las dos copias separadas en ingles y en español vas a tener que asegurarte (y puede que de convencer) de que el notario firme la versión en español, que es la que realmente vas a usar.
Lleva la copia notarizada a apostillar. Debes buscar una oficina con autorización para proveer la apostilla de La Haya. Las administraciones de cada estado tienen algunas oficinas o canales oficiales para realizar esta gestión. En este ejemplo puedes ver como realizar este procedimiento en California. Por si no estás familiarizado con este concepto, lo explicamos en más detalle en el próximo apartado.
¡Listo! Solo tienes que enviar el documento apostillado a España a la persona que hayas escogido como apoderado. Las personas que han utilizado este procedimiento no han tenido problemas con los notarios españoles, que aceptaron el documento del poder sin problemas. No puedo asegurar que este vaya a ser el caso con cualquier notario. Si quieres evitar problemas podrías tener una conversación con la oficina del notario español en cuestión, antes de fijar la fecha de la operación.
Atención con el primer paso. Ten en cuenta que en lo que acabo de describir, y según lo que ya hemos contado en este artículo, nadie va a revisar tu documento desde un punto de vista legal hasta que llegue a las manos del notario español. Por eso, es fundamental que el borrador que utilices sea el adecuado. Si notarizas y apostillas un documento que incluye contradicciones o que, simplemente, no se ajusta al derecho español, el notario español podría rechazarlo.
Apostilla de la Haya
El llamado Convenio de la Apostilla fue firmado en La Haya en 1961. En resumen, los países que se han adherido a este convenio acuerdan simplificar los procesos de intercambio de documentos legales entre ellos. De esta forma se suprime (ya no es necesario) legalizar un documento proveniente de un país antes de que tenga valor legal en otro país. Solamente es necesario apostillarlo. Las administraciones de cada país establecen un procedimiento estandarizado de apostillamiento que lo que hace es autentificar el documento como paso previo a que se pueda utilizar en otros países.