Nóminas

El expatriado llega a los Estados Unidos, trabaja durante unas tres semanas y un buen día cobra su primer sueldo y le entregan la primera nómina. Pero en el primer vistazo al documento el expatriado podría estar bastante confundido por el formato, la información y por algunas siglas de significado desconocido. Los procedimientos y costumbres generales de las empresas, los paquetes de beneficios de los empleados y, por supuesto, las reglas impositivas de los Estados Unidos son diferentes a las de otros países. Por todo ello, el formato de las nóminas también varía al respecto del que estuvieses acostumbrado en tu país. La idea general es la misma: un salario bruto por el periodo correspondiente, y un ingreso neto en tu cuenta después de algunas retenciones como los impuestos. Pero a partir de ahí comienzan a surgir las diferencias. En este artículo vamos a echar un vistazo a un ejemplo de nómina para intentar aclarar posibles dudas.

1. Datos de empresa

Habitualmente lo primero que vas a ver es la información de la empresa. En general se incluyen la dirección, algunos datos de contacto, como teléfono y/o email y algún identificador. Las empresas podrían identificarse con su Employer Identification Number (EIN), que es número de identificación fiscal que el IRS les otorga. También es posible que no incluyan tal número en la nómina y utilicen uno alternativo. Sin embargo, el EIN tiene que incluirse obligatoriamente en el W2 que la empresa te entrega al final de año compilando la información fiscal de todas las nóminas y que vas a utilizar para hacer la declaración de la renta.

En esta sección podrás ver habitualmente las fechas de inicio y fin del periodo que te están pagando, que con mucha frecuencia es de dos semanas; y también la fecha en la que se emitió la nómina, que con frecuencia es en torno a una semana después del periodo de dos semanas referido.

2. Datos de empleado

Se incluye también la dirección del empleado, así como un identificador, que suele ser el Número de Empleado. Algunas empresas utilizaban en el pasado el número de la Seguridad Social, aunque a veces se ocultaban con asteriscos todos los dígitos excepto los 4 últimos. Sin embargo, los procedimientos se han ido cambiando para que el SSN figure en cada vez menos documentos dado lo tremendamente peligroso que es en Estados Unidos que personas indeseables lleguen a tener acceso a dicho número.

El tema de la dirección de tu residencia es crítico. En Estados Unidos, además de los impuestos federales, los estados recaudan directamente con los trabajadores impuestos de la renta que varían enormemente, entre el (potencial) 13%+ de California y múltiples estados, como Tejas o Florida, en los que no existe dicho impuesto. El mapa a continuación muestra datos actualizados (2023) de estos tipos.

¿Quiere esto decir que solo importa tu residencia y no tu lugar oficial de trabajo? Pues no. Es algo más complicado. De lo contrario toda la gente que vive al este de California se mudaría en masa a Nevada. De hecho, en ese caso, si vives en Nevada y trabajas en California, no pagarías impuestos de la renta a Nevada porque no lo tienen; pero California te exigiría una declaración de la renta y te cobraría impuestos de no-residente, por los ingresos que obtuvieses por actividades en dicho estado. Sin embargo, esta complejidad desaparece si los estados involucrados tienen acuerdo de reciprocidad. En ese caso, solo pagarías impuestos a tu estado de residencia. Por ejemplo, yo vivía en Nueva Jersey, que tiene los impuestos de estado más altos del país después de California y Nueva York, y mucha gente se iba a vivir al otro lado del río Delaware, porque así tributaban con los tipos mucho más bajos de Pensilvania, ya que ambos estados tienen acuerdo de reciprocidad.

En este sentido, ojo con intentar emplear trucos con los fiscos estatales, animados por el hecho de que no hay control de fronteras dentro de Estados Unidos. Mi vecino jubilado tenía casa en Nueva Jersey y en Florida y vivía la mitad del año en cada lugar. Si vives más de 183 días en Florida, entonces eres residente fiscal allí y no pagas impuestos del estado. Pero en caso contrario pagarías los de Nueva Jersey que son muy altos, como decíamos. Algún año mi vecino no llegó a cumplir el criterio de los 183 días, pero declaró como residente en Florida de todas formas. Pues le apareció una inspección del fisco de Nueva Jersey que tenía los documentos de consumos de electricidad por día de sus viviendas en Florida y Nueva Jersey, demostrando cuando días había estado realmente en cada lugar, y le hicieron pagar todos los impuestos, más retrasos y multas.

En la sección de empleado aparecía en el pasado un término llamado Allowances. Muy importante. Era un número entero (como 3) que servía de indicador al sistema para calcular la retención de impuestos. Este número se calculaba cuando completabas el formulario W4, donde te preguntaban si estabas casado, cuantos hijos tenías, si tenías otros trabajos o ingresos. En función de unas pocas preguntas calculaban ese número y quedaba en tu nómina para “siempre”. Cuanto mayor era el número, menos dinero te retenían de impuestos. Lógicamente esto no quiere decir que acabases pagando menos en última instancia, pero sí cuando pagabas tus impuestos. Si tenías demasiadas allowances, entonces te retendrían de menos y al año siguiente cuando hicieses la declaración tendrías que pagar la diferencia, antes del 15 de abril. Desde el punto de vista de tu bolsillo, este es el mejor escenario. Cuanto menos te retengan, mejor, aunque luego tengas que pagar un montón, porque en el caso contrario les estás dando al gobierno una financiación gratuita e injusta de miles de dólares, durante muchos meses. Ojo, porque el W4 lo rellenas una sola vez, al poco de comenzar a trabajar, y nadie te explica el enorme impacto que puede tener en tus finanzas. Si tus circunstancias cambian puedes, y debes, pedir y actualizar un nuevo W4, pero esto es algo que tienes que solicitar tú, y casi nadie lo hace, salvo situaciones como divorcios, matrimonios o similares. Pues el caso es que las allowances desaparecieron en la reforma de impuestos de Trump del 2020, en la que se simplificó el Tax Code, pero el W4 sigue existiendo y sigue cumpliendo una función muy similar.

3. Rentas

En esta categoría vas a ver dos secciones claramente diferenciadas, típicamente en columnas a la izquierda y a la derecha. La primera se llama actuals y se refiera a las cantidades específicas que estás recibiendo en esa nómina en concreto. La segunda es YTD, que es abreviatura de Year-to-Date y es el resultado acumulado de todas las nóminas desde el 1 de enero hasta la que tienes en las manos, o que estás mirando en la pantalla (incluida). En la actualidad la mayoría de las empresas emite solo nóminas en formato digital.

En esta parte vas a ver reflejado un volumen de horas y una retribución por dichas horas. El 55% de los trabajadores en Estados Unidos cobran un salario por hora, por lo que la contabilidad de estas horas es muy importante. También es habitual que las horas tengan diferentes categorías. Por ejemplo, por encima de una determinada cantidad de horas por jornada o por semana podrían clasificar tus horas como extra (overtime), y pagarlas más caro. Esto es una fórmula que utilizan los empleadores para incentivar la flexibilización de la jornada por parte de sus trabajadores.

4. Impuestos

Diferentes formatos de nómina presentan los conceptos de ingresos brutos, impuestos y otras retenciones en diferente orden. Aquí estoy siguiendo el orden del ejemplo que incluimos al principio de este artículo. En ExpatriadoUSA tenemos una sección entera cubriendo el asunto de los Impuestos, y específicamente un artículo explicando los impuestos en Estados Unidos y otro hablando de las principales diferencias con España.

Estas son las categorías que generalmente te podrías encontrar:

• Federal Withholding. Se refiere a la retención relativa a los impuestos federales. Va a ser la cantidad más importante con diferencia. Lo mismo que sucedería en una nómina en España o la mayoría de los países.

• OASDI. Estas siglas son abreviatura de Old-Age, Survivors, and Disability Insurance. Es decir, la Seguridad Social. Esta es la retención para pagar tu derecho a pensión americana. Recuerdo que podéis acceder a dicho derecho una vez acumuláis 40 créditos lo que se puede conseguir después de solo 9 años, más o menos. Es un 6,2% de tus ingresos, aunque solo lo pagas hasta llegar a un tope de 168.600$ (2024).

• Medicare. Con este impuesto se paga tu seguro de salud público para cuando excedas los 65 años. Es un 1,45% de tus ingresos.

• Additional Medicare Tax. Si excedes un determinado baremo (250.000$ para parejas que declaran conjuntamente) entonces te cargarían un 0,9% extra.

• State Withholding. Es la retención del estado de residencia. Varía enormemente dependiendo del estado en cuestión, como hemos comentado.

• Other taxes. En algunos casos podría haber algún impuesto adicional de algún condado o municipio. O podrían tener que aplicarte retenciones relativas a dos estados diferentes. Pero nada de esto es habitual.

5. Deducciones Pre-Tax

Hay una serie de conceptos que se van a deducir de tu total de ingresos brutos, antes de la aplicación de los impuestos. Esto es positivo, porque reduce tu base impositiva y el total de impuestos que acabarás pagando. Los más habituales son el seguro médico, seguro de vida y muchos planes de jubilación, como el 401k. El hecho de que estas deducciones sean pretax las hace muy atractivas, pero suele haber topes respecto de lo que puedes incluir cada año. Por ejemplo, el IRS publica todos los años un límite para las contribuciones a los planes de pensiones de esta categoría (23.000$ en 2024), que se incrementan cada año con la inflación.

6. Deducciones Post-Tax

Estos son conceptos que se deducen de tus ingresos, después de haber restado los impuestos. Los más típicos son los siguientes: Planes de jubilación Roth IRA o Roth 401k, seguro de invalidez, cuotas sindicales, donaciones a organizaciones benéficas y embargos salariales. Los empleados deciden voluntariamente en cuales de estos conceptos quieren participar, excepto en el caso de los embargos salariales. Los tribunales, las agencias reguladoras y el IRS pueden ordenar que se retenga una parte del salario neto o después de impuestos de un empleado para cubrir conceptos como impuestos impagados, manutención infantil, pensión alimenticia o préstamos en mora.

7. Beneficios pagados por la empresa

Esto son elementos que paga la empresa pero que no forman parte de tus ingresos brutos. Por ejemplo, es habitual que cuando una empresa contrata un seguro de salud para sus empleados, la empresa pague el 70-80% del coste y el resto se deduzca directamente de la nómina de cada empleado (como deducciones pretax, según lo comentado). Por ello, aquí se incluiría solo la porción pagada por la empresa (el mencionado 70%, o la cantidad que corresponda). Podría ser que la empresa pague todo o una parte de un seguro de vida contratado para el empleado, que se reflejaría aquí también. Estas cantidades no afectan a tu cálculo de impuestos, a tus ingresos brutos, ni a tus ingresos netos, pero habitualmente sí afectan a la fiscalidad de la propia empresa.

8. Paga neta

Una vez definidas todas las cantidades anteriores, ya es posible calcular la paga neta que vas a recibir en tu cuenta corriente. Sería el total de ingresos brutos, menos las deducciones pretax, menos los impuestos, menos las deducciones after tax, en ese orden. A veces se muestran conceptos como el Federal Taxable Gross, que, en general, sería igual a los ingresos brutos menos las deducciones pretax. En la práctica esa es la cantidad de dólares sobre la que se va a calcular tus impuestos.

En el pasado la paga neta se entregaba con un cheque físico que en muchas ocasiones venía adjuntado a la propia nómina. Por fortuna, los americanos se han ido modernizando y en la actualidad la mayoría de las empresas hace un ingreso a cuenta según los datos bancarios que les facilites.

9. Balances

La última sección a cubrir es la de los balances de días de vacaciones y similares. Aquí se lleva una contabilidad de a cuántos días tenías derecho al inicio del período, cuantos días adicionales de vacaciones te has ganado trabajando en el período de la nómina, cuántos has consumido durante dicho periodo, y el resultado de todo esto, que es el balance al final del periodo.

Las empresas diferencian entre varios tipos de bajas diferentes:

• Vacaciones normales. Cada empresa tiene una política diferente. Mucha gente solo tiene dos semanas al año de vacaciones pagadas. Pero muchas empresas te dan incremento de días a medida que acumulas antigüedad y puedes acabar teniendo más de los 30 días naturales típicos en España y otros países.

• FLMA. La Ley de Licencia Médica y Familiar proporciona a los empleados elegibles hasta 12 semanas laborales de licencia no remunerada al año y exige que se mantengan los beneficios de salud grupales durante la licencia como si los empleados continuaran trabajando en lugar de pedir la baja. Los empleados también tienen derecho a regresar a su mismo trabajo o a uno equivalente al final de su licencia FLMA. Algunos de los criterios que habilitan a un empleado a pedir este tipo de baja son el nacimiento de un hijo o el cuidado de una persona gravemente enferma, miembro de su familia inmediata (esposa, hijos, padres).

• Días por enfermedad (Sick leave). En este caso hablamos de las típicas bajas por enfermedad propia, que habitualmente son más cortas que los casos contemplados en el punto anterior.

• Jury Duty. Si eres ciudadano americano, te pueden llamar para ser jurado en un juicio en cualquier momento. Y si lo hacen, tendrás que casuar baja, salvo que haya una justificación para lo contrario. Las nóminas suelen clasificar estos casos de una forma específica y diferente.

• Bereavement. En España hablamos de causa familiar grave. Aquí se consideran casos como fallecimientos de miembros cercanos. Te puedes tomar unos días para hacer los arreglos correspondientes.

• Voting time. En USA se vota los martes en medio de la jornada laboral. Todo el mundo está excusado de trabajar un tiempo razonable para ir a votar (digamos un par de horas). Algunas empresas tienen este caso tipificado en la nómina y lo tratan de forma separada.

• Holidays. Aquí hablamos de las vacaciones formales en el calendario de las empresas, que van a ser unos pocos días al año, en general menos que en España. Hablamos de días como Black Friday, que algunas empresas tienen y otras no. En el artículo de Festivos se explica esto en más detalle.

• Personal time. Algunas empresas tipifican este caso por separado. Esto cubre cosas como citas para ir al médico (que son habitualmente durante la jornada laboral), citas para ir a hablar con la profesora de tus hijos en el colegio o a reuniones del PTA y cosas del estilo. Algunas empresas reservan una cantidad específica de tiempo para esto en sus políticas. Por ejemplo, 4 días al año, o 32 horas de trabajo al año.

• Algunas empresas unifican algunas de estas categorías. Por ejemplo, voting time, bereavement, y alguna otra podrían ir unificadas con personal time en una sola categoría.

Las políticas de la empresa también definirían cosas como la posibilidad (o no) de anticipar el uso de vacaciones, y el límite de lo que se permite anticipar. Por ejemplo, si te tomas el mes de julio de vacaciones y tienes derecho a 1 mes de vacaciones, en teoría no estarías excediendo tu límite. Sin embargo, en julio, a mitad de año, solo te has ganado el derecho de la mitad de tus vacaciones anuales, es decir, 2 semanas, porque no has trabajado todo el año.

Sistemas de nóminas

Las empresas tienen un sistema (un software) para generar las nóminas de sus empleados. Hay muchas soluciones en el mercado, pero aquí voy a citar las 5 mayores empresas por capitalización bursátil:

• Intuit (121 b$)

• ADP (91 b$)

• Square (61 b$)

• Workday (57 b$)

• Paychex (41 b$)

Yo siempre había creído que ADP era la mayor y, de hecho, es el sistema que tienen en las empresas en las que hemos trabajado, tanto mi mujer como yo. Y, de hecho, es posible que sea la más grande y no la segunda. El caso es que la capitalización bursátil valora toda la compañía, no solo la parte del negocio que se dedica a nóminas. Intuit tiene otras soluciones, como el popular programa para hacer la declaración de la renta TurboTax.  Pero, por otra parte, ADP también tiene un amplio ramo de soluciones dentro del segmento de software y servicios de gestión de recursos humanos. Cualquiera de estos sistemas tiene un sencillo acceso online que te permite descargar tus nóminas y compararlas.